第25章：我的档案和工作场所三部曲
(3)成长
我只是埋头做事，不知道如何抬头看路。我并不是不善交际，但我总是游离在圈子之外。这次完全是在门外了。我在心里祈祷并希望一扇新的大门会为我打开。
公司的福利制度非常人性化，特别是年假政策允许根据工作年限连续休周假，让人放松心情，有事可做。正当嫂子给家里带来了新的生机时，我在迷茫、孤独、欣喜的同时休了两周年假。我独自带着两个年幼的孩子去厦门看望母亲和姐夫一家。
没想到，这也是一次幸运之旅。放假的第三天，我突然接到以前同事王老师的电话，说公司急需一名文件管理员。我的眼前仿佛闪过一道光芒，然后瞬间暗淡下来：全家度假才刚刚开始，我不知道自己能否一直保持这个姿势，直到回到郑州的那一天。
然而，机会并没有溜走。当王同事的电话号码再次亮起我的手机屏幕时，我更加相信了那句话：只要努力，天自有安排。
这是一家真正以房地产开发商起家的公司，更是一家横跨全国的上市公司。
但其高端大气上档次，在文件管理方面并没有明显优势。有三五组铁柜和一个与其他物品共用的储藏档案室，并不是真正的档案室。综合制度包括档案管理规定，但没有具体的操作指导规定。没有专职档案员。
更令人惊讶的是，整个区域公司没有项目信息整合，也没有统计文件。没有人知道该公司从成立到现在开发了多少个项目，以及每个项目的初期建设和竣工交付情况。在胸口。企业基本经营管理信息的缺乏可以揭示企业管理精细化程度与企业规模并无直接关系。
为了梳理项目档案分类、确定档案编号等档案管理业务需求，我首先咨询集团管理部门，咨询区域公司同事，查找档案资料和公司宣传资料，收集相关资料，整理出公司和项目信息。并迅速编制了一份《公司开发项目信息清单》，其中包含公司的基本信息和相应的开发项目信息。公司代码和项目代码同时反映在表中，为后续工作奠定了基础。
真正让人猝不及防的亮点来了。公司刚刚搬家，储藏室和档案室里看到的几个柜子只是杯水车薪。某项目的地下室堆放着大量档案。部门领导亲自带我到现场考察。眼前一片漆黑，还没来得及适应，一扇横竖格子的黑色铁门突然矗立在我的面前，给人一种阴森森的感觉。
穿过黑暗的通道，一扇敞开的米色木门被散落在门口的文件和纸箱卡住，无法打开或关闭。这个房间就像一个被重型机械倾倒的杂货店。房间里堆满了散落的文件、包装纸箱、铁皮柜子，没有留脚的地方。
领导看完后下达任务：需要多长时间整理这些？
东西确实比较乱，但是房间不大，也就十平米左右。我心里想了一下，脱口而出：“大概需要一个月的时间。”
我显然大大低估了这个“战场”的容量和复杂性。事实上，这不仅仅是一个房间，而是大大小小的十七个房间，都同样一片混乱。然而，这个答复就像是难以撤回的“军令状”。领导不同意改变时间节点，但可以协调各项目数据员和两名项目保安一起帮忙组织。
第一次团队集会于下午一个半时举行。所有人都检查了现场，但什么也没发现。有同事建议，公司借调物业保安，把地下室里的东西全部搬出来，堆在路边，外面整理好后，再一件一件放回去。我望着傍晚的天空，望着路边狭窄的人行道，望着十七家“杂货店”。我想这位年轻同事是不是开着挖掘机，用铲子开足马力把它挖出来的。完毕。档案实际上并不是这样组织的，更何况文件和资料不能在露天过夜，也不能阻碍社区内有限的交通。
头脑风暴在某些情况下不起作用，我必须自己理清思绪。地下室有四扇“铁门”，每扇门内的房间数量都不同。首先，将这四个门分为四个区域，并分别将门标记为“区域一”、“区域二”、“区域三”、“区域四”。然后他带着笔和笔记本，从一个房间到另一个房间“翻山越岭”。在浏览和阅读的同时，他记录了有哪些项目以及每个项目包含多少数据。他还判断了每个区域适合容纳哪些项目的数据。项目名称标注在每个区域的标签位置上。最后对房间进行编号，根据房间的大小对需要放置的工程材料进行标记，并将其粘贴在靠近门的显眼位置。并将上述信息汇总成统计表，以供报告和审查。
激烈的地下室“战斗”正式开始。可以在场的同事将工作分配到不同的房间。每个人负责打扫哪些房间。从外向内，将房间内的文件、资料运送到预先安排的房间，或者先放在门口，然后再返回“仓库”。整齐的。开始搬家后，房间逐渐松动起来，有了活动的余地，我就把地上的柜子摆正，然后根据房间的大小和形状合理地摆放柜子，把材料放进去，而空间也缓缓打开。
移动、整理文件的工作越来越顺利，成效也逐渐显现。不过借调的同事都有自己的工作，没多久就来了又走。因为我还有其他工作要做，按照领导的安排，从第一天的全天，到每周的每个下午，再到每隔一个下午，我投入到整理地下室档案的时间越来越少。
当你一个人的时候，拥挤又黑暗的地下仓库突然变得空荡荡的，有时还会有野猫出来过夜，让人感到害怕。于是，他把自己锁在铁门里，独自用买来的手推车挑选、搬运、搬运、搬运材料。他利用身体的重量和力量将铁柜推到了合适的位置房地产档案管理员工作内容，并用肩膀甚至头部将五节柜抬起。将它们整齐地排列在柜子顶部。我的手、手臂和身体经常布满瘀伤。家人说：做不到就别带，累身体。
但我并不把这当做是一种苦，因为我靠自己的努力多赚了两把米，因为后来升格为王先生推荐人的王同事的信任和推荐，因为秩序从混乱中分离出来。让人们的内心充满能量、光明和欢乐。
截止日期一天天临近。档案已归屋，柜子已整理完毕，档案已按项目、类别放入柜子，柜子已编号、贴上标签。实在来不及制作详细的目录了，所以我们只能列一个粗略的清单。踮起脚尖，用借来的扫帚扫掉屋顶、墙壁、门上的蜘蛛网，扫地板和文件柜。尘封已久的地下室档案整理工作终于在到期日前的最后一天结束了。虽然还不完美，但未来会改进。
在审计业务的带动下，集团的档案管理动作也随之而来，要求各单位设置专职（兼职）档案管理员，建立独立的档案存放地点，每月向集团提交电子档案目录。更关键的一步是编制《档案类别清单》，即划定归档范围和归档期限。
更进一步，更接近操作的标准和方法需要我们自己制定。考虑到区域公司部门、项目较多，专职（兼职）资料员在没有统一学习和培训的情况下，趁此机会根据集团要求确定了各部门、专业的文件目录模板以及地区公司的实际情况。 。目录模板除了基本的编目元素外，还设置了分类、编号等信息，以方便后续的推广和执行。
制度规则不能凭空落实，必须依靠一定的手段来落实，所以一份文件检查方案呼之欲出。如何制定检查计划？需要将制度条款细化为检查表格，并按照档案管理规则选择检查角度；要有统一的检验标准，并考虑到不同的专业特点；必须有扣除项目，并且有奖励制度。
在当时领导的支持下，以巡视表为巡视尺度，以评分表和强制排名为巡视呈现，以通报和奖惩为结果反馈的巡视方式，取得了一定的效果。 ，让大家有机会互相学习。 ，并规范和完善区域公司档案管理。
随着公司的发展和项目的扩大，档案文件的制作速度和数量日益与现有仓库面积和库存条件不匹配。于是，在领导的带领下，开启了一种新的公司档案存储方式——档案托管。由于经济成本有限，本次托管仅限于为公司档案寻找恒温恒湿、条件有利的地方，日常整理归档工作仍由我们自己完成。但相比自建仓库，托管方式更加经济、便捷、专业。
毕竟，文件托管是一种合作关系。形势好的时候，双方各取所需，互利共赢。当市场下跌时，很容易一方的实体文件失控，另一方的经济利益得不到保护，导致双方都遭受损失。
公司档案管理的另一个突破是档案系统的引进和应用。然而房地产档案管理员工作内容，这个系统并没有充分利用它。它仅为部分电子或电子文件提供量身定制的存储平台和空间。
总体而言，公司档案管理采用层级分散的管理模式，难以形成强大的凝聚力。尤其是在房地产行业衰退的情况下，这种管理模式的弊端就凸显出来。合作单位的利益冲突、公司员工的突然离职、在岗人员的疲劳加剧等都会造成档案交接工作的空白，甚至重要档案丢失无法收回，使得管理规范化。不可能的。
一人多职、一专多能的情况可能是企业中的普遍现象，我们也不例外。整理好档案管理的混乱局面后，我还陆续接手了仓库、固定资产、印章、工商、资质等综合业务。我很快了解了各项业务的规则，并根据集团的统一要求建立了工作流程和模板。
仓库物资和固定资产管理应遵循采购审批、入库登记、出库台账、月/半年盘点等原则。当然，出库审批手续也不能省略。
密封管理必须谨慎进行，但避免陷入常规。例如，在最初接手的合同中，经理需要逐字、逐句、逐条地检查文本。光是这个任务就会让人寝食难安，沉浸其中，而且职责分配缺乏合理性。对策：合同负责人对文本内容的准确性和有效性负责，签字确认，并与密封的合同最终文本一起归档备查。印章管理人仅对审批程序、合同主要条款及相关附件进行形式验证。不仅责任和权力明确，而且还可以释放精力去做更多事情。
在不断探索和尝试的过程中，工商、资质业务逐渐从代理转向自营。也是对你不善交际、不善交际的性格的一种锻炼。
下班后，我拿起笔，用文字表达自己的内心世界。 【我的小档案】本系列文章的写作始于偶然，出于传播的渴望。我原本想用自己有限的学识，让“档案学”这个在最深处家庭中相对冷门的专业，接触到更多的人。愿景并发挥应有的作用。但这次初试为我打开了职场之外的另一扇窗，让我看到了外面更广阔、更专业的世界。
作为档案工作者，我们决不能忘记我们的首要职责是档案管理。没有必要排除承担更多任务。通过做更多的事情，你可以提高你的能力并丰富你的经验。时代的车轮滚滚向前，无论顺势还是逆势，每个人都难逃被推挤或碾压的命运。只有不断学习、积累、成长，才能从容应对各种突如其来的变化。
也许这段职业旅程又会结束，但我依然如故，没有改变初心。我再次向浩瀚的时空询问：下一个起点在哪里？
2024年9月4日在郑州
关于作者：
桂旭辉，企业档案管理员，制作《我的小档案》系列。
爱好诗歌、散文，出版有《狼》、《菊花》、《我和我的影子》等作品。 《成长笔记》系列正在创作中。
脚踏实地，仰望星空！无论你多么努力，都没有回报！
文字|尹宝芬
排版|尹宝芬
回顾丨谢丙超
制作人丨华江修复
